Сервисы для создания базы знаний: обзор 15 инструментов

Мы планировали эту статью как сравнение популярных сервисов, в которых можно создать и автоматизировать базу знаний. Потом мы поняли, что обзоров на инструменты и так полно в интернете, а пользы от них недостаточно. Поэтому в этой статьей будет несколько советов по выбору сервиса для создания БЗ с учетом задач разных интернет-бизнесов. Но вы не переживайте, сервисы мы в этой статье тоже сравним. 

Какие задачи решает специальный сервис для базы знаний

База знаний в отдельном пространстве полезна тем, что: 

• Оптимизирует работу. Знания в компаниях часто передаются по сарафанному радио, если передаются вообще. База знаний для менеджеров компании экономит время сотрудников: новички быстрее находят ответы, опытные менеджеры легко освежают память. Чтобы внутренней базой знаний действительно пользовались, важно регулярно ее обновлять.
• Хранит всю нужную информацию в одном пространстве. Часто внутренние кейсы, исследования и полезные лайфхаки часто хранятся на личных дисках сотрудников и со временем теряются и забываются. Систематизированная база знаний решает эту проблему. 
• Упрощает внешнюю коммуникацию. Базы знаний бывают внутренними и внешними. Открытые для всех базы знаний помогают быстро отправлять нужную информацию о компании и продукте. Например, партнерам или новым клиентам.

Как выбрать сервис для базы знаний в зависимости от задач бизнеса

Возможности сервисов для баз знаний во многом похожи. А вот задачи у компаний из разных отраслей могут сильно отличаться. 

Например, у крупных компаний есть свои специфические запросы, которые требуют особых решений от сервиса. Это могут быть продажи текущим клиентам, маркетинговые коммуникации или клиентский сервис. 

Чтобы вам не пришлось переходить с одного решения на другое, мы написали этот обзор сервисов, отталкиваясь от задач разных интернет-бизнесов. Потому что это лучший способ выбирать любые маркетинговые решения. 

Каким компаниям нужна база знаний 

Для одних компаний специальные инструменты для создания базы знаний будут лишними. Они бы вполне обошлись более простыми и низкими по цене решениями. Например, системой папок в GoogleDocs или канбан-доской.

Другим компаниям важно регулярно обновлять базу знаний, открывать ее для клиентов и строить в ней полноценный онбординг в продукт для новых сотрудников и пользователей. Для них инструменты стандартных сервисов будут недостаточными. Им стоит присмотреться к сервисам автоматизации поддержки и маркетинга с максимальным количеством готовых интеграций.

При выборе сервиса в первую очередь отталкивайтесь от того, зачем вообще вы хотите внедрить базу знаний. 

На что обращать внимание при выборе сервиса для базы знаний

Какие критерии сервисов можно оценивать:

• Актуально для российского ПО: платформа использует российский Data-center. Так вы получите сервис, который не нарушает законодательство и убережете себя от штрафов; 
• Интерфейс. Чем проще и понятнее визуал сервиса, тем быстрее пройдет адаптация сотрудников; 
• Система папок и поиск. Этот параметр определяет, насколько менеджерам и пользователям будет удобно найти ответ на свой вопрос; 
• Есть инструменты, нужные командам. Например, поддержке и саксесс скорее всего пригодятся инструменты удержания пользователей. Например, вы можете выделить сегмент тех, кто так и не прошел обучение, и отправить ему напоминание. Или зарегистрировался в сервисе и не стал им пользоваться, или не протестировал новый функционал; 
• Автоматизация. Этот показатель поможет со временем делегировать ответы на повторяющиеся вопросы AI-боту и сократить бюджет на поддержку; 
• Интеграция с текущими сервисами. Этот параметр повлияет на то, сколько времени потребуется чтобы внедрить новое ПО. 

Сервисы для создания базы знаний

Мы сравнили несколько сервисов, в которых можно создать базу знаний. 

Carrot quest

Платформа для CRM-маркетинга с возможностью строить цепочки сообщений для общения с пользователями. В Carrot quest можно создавать базу знаний. Статьями из нее можно закрывать повторяющиеся вопросы от клиентов и освободить время операторов для более сложных задач.

Особенности: 

• База знаний находится внутри вашей экосистемы инструментов Carrot quest. Это позволяет создавать механики для общения с пользователями на основе его поведения в базе знаний. Например, отправлять сообщения в чат, если клиент не досмотрел онбординг;
• Встроенная аналитика и оценки статей позволяют быстро понять, какие вопросы интересуют клиентов больше всего и насколько инструкции полезны; 
• Статьи легко разделить по категориям и находить через поиск, а значит менеджерам и клиентам проще находить ответы; 
• Статьи из базы знаний правильно отображаются в поисковиках. Это помогает приводить дополнительный трафик на сайт; 
• Удобный редактор помогает быстро создать статью и поделиться ей с командой поддержки и клиентов. Добавление новых статей проходит легко, а значит базу знаний будут пополнять чаще и охотнее;
• В статьи можно добавлять изображения, видео и ссылки. Внутри материалов можно создавать полноценные инструкции и обучения;
• Статьи из базы знаний можно отправлять в чат в мобильном приложении оператора;
• На основе статей можно обучить AI-бота. Он поможет разгрузить операторов и отвечать на вопросы 24/7;
• Сервис интегрируется в вашу экосистему за 2 недели. 

Мы подробно описали как создать базу знаний на примере нашего сервиса в отдельной статье.

Стоимость: бесплатно для пользователей Carrot quest, есть пробный период.

Teamly

Платформа для создания базы знаний внутри компании.

Особенности:

• статьи можно создавать на платформе без сторонних инструментов; 
• сервис доступен в облаке и из коробки; 
• простой визуальный редактор, напоминает MS Office и Google Docs;
• автоматическая сортировка статей по категориям; 
• возможность создать обучающий курс с тестами для онбординга; 
• аналитика по результатам обучения для HR и руководства;
• демо-версия по запросу и доступ по подписке.

Стоимость: Есть бесплатный тариф с ограничениями: до семи человек, 100 статей и 2 ГБ памяти. Цены начинаются от 149 ₽ в месяц за пользователя. Тарифы гибкие, на сайте есть калькулятор расчета стоимости.

InKnowledge

Платформа с возможностью создать базу знаний, хранить данные и делиться ими с пользователем.

Особенности:

• рабочее пространство в виде сайта с разделами-папками;
• совместная работа над статьями и обмен ссылками; 
• визуальный редактор для создания инструкций и скриптов менеджеров; 
• конструктор отчетов для самостоятельной работы разных отделов;
• интеграция в инфраструктуру компании за 2 недели.

Стоимость: Рассчитывается индивидуально под каждый проект, есть пробный период. 

Minerva Knowledge

Сервис для обмена знаниями и оптимизации процессов обучения.

Особенности:

• возможность создать обучающий курс; 
• простая структура хранения: проекты, пространства, папки, статьи;
• быстрый поиск с исправлением опечаток и подсказками;
• виджет с рекомендациями контента;
• уведомления об изменениях;
• мобильное приложение;
• геймификационные элементы: рейтинги, корпоративный магазин призов;
• облачная и коробочная версии, поддержка мобильных устройств iOS и Android.

Стоимость: от 9375 ₽ в месяц за облачную версию. Демо коробки от 100 пользователей будет доступно после регистрации.

Документерра

Облачная платформа для управления документацией и статьями базы знаний.

Особенности:

• централизованное управление статьями через единый интерфейс;
• рецензирование с системой статусов и разрешений;
• глобальный поиск для быстрого доступа к документам;
• экспорт и импорт в различные форматы (Word, PDF, CHM, HTML и др.);
• встроенные инструменты для перевода документов на разные языки;
• повторное использование контента и оптимизация с помощью сниппетов и переменных;
• API для автоматизации операций и обновления контента;
• инструмент для переноса данных из других систем;
• шаблоны для быстрого создания новых документов;
• более 20 интеграций.

Стоимость: от 12 900 ₽ в месяц. 

WEEEK

Платформа с функциями создания базы знаний и управления статьями, CRM и таск-трекера.

Особенности:

• простой интерфейс, напоминает Notion;
• совместная работа для команд; 
• пространства: задачи, база знаний, СRM, аналитика, пользователи;
• функции для командной работы с задачами: комментарии к задачам, обмен ссылками и подписка на задачи.
• 6 мини-сервисов для оптимизации процессов: таймер Pomodoro, медитация, уведомления, чаты, справочный центр, глобальный поиск.

Стоимость: Бесплатно до пяти человек и 100 документов. Для команды от пяти человек — от 199 ₽ в месяц за пользователя. В платном тарифе можно снять ограничение по количеству документов — с доплатой 60 ₽ в месяц за пользователя.

Мегаплан

Система управления проектами и задачами с функциями для создания корпоративной базы знаний.

Особенности:

• интеграция управления задачами и базы знаний;
• автоматизация бизнес-процессов;
• СRM-система для взаимодействия с клиентами; 
• инструменты для планирования и отслеживания проектов.

Стоимость: От 454 ₽ за одного сотрудника в месяц. Бесплатный доступ на две недели. 

Grow Heads

Платформа для обучения и развития сотрудников с возможностью создания внутренней базы знаний.

Особенности:

• простой блочный редактор статей, напоминает Tilda; 
• фильтрация статей и хранение в папках; 
• ограничение доступов для сотрудников; 
• инструменты для создания обучающих курсов на основе статей; 
• функции для оценки и отслеживания результатов обучения; 
• индивидуальные планы развития для каждого сотрудника;
• каталог курсов и материалов для обучения.

Стоимость: От 4 900 ₽ в месяц за 50 аккаунтов и 10 ГБ хранилища. 

UserEcho

Платформа для поддержки клиентов и создания базы знаний для пользователей.

Особенности:

• онлайн база знаний по продукту для клиентов, специальные возможности для франшиз; 
• форумы для клиентов для сбора обратной связи;
• система тикетов и поддержки;
• инструменты для создания и управления базой знаний;
• онлайн-чат для клиентов; 
• аналитика и отчеты по работе с клиентами.

Стоимость: От 2 699 ₽ за одного менеджера в месяц. Есть бесплатный период. 

MyBase

Инструмент для хранения и управления корпоративной информацией и документацией.

Особенности:

• хранение всех корпоративных файлов и документов;
• возможности для совместной работы над документами;
• удобный поиск и структурирование информации;
• настройки доступа и безопасности данных;
• можно создавать тренинги и подключать внешние инструменты.

Стоимость: от 270 ₽ в месяц за одного пользователя. Есть бесплатный тариф до 5 пользователей. 

Атлас 24

Инструмент от Битрикс 24. Сервис с базой знаний, редактором, гибкими настройками и корпоративным онлайн-чатом.

Основные возможности:

• поиск по статьям;
• шаблоны с блоками контента: обложка, текст, изображения, видео, кнопки, ссылки; 
• онлайн-чат с историей переписки, связанной со статьями;
• гибкие настройки доступа;
• неограниченное количество пользователей в платных тарифах;
• удобная систематизация статей; 
• статистика просмотров документов;
• живая лента с возможностью отправки документов при создании;
• экспорт документов в PDF.

Стоимость: От 2490 ₽ в месяц за пять пользователей. Бесплатного тарифа нет. 

WikiWorks

Онлайн-сервис для адаптации и обучения. Подходит для небольших команд благодаря простому дизайну и удобному поиску.

Основные возможности:

• регламенты в основе базы знаний; 
• настройка доступа к материалам по иерархии; 
• тестирование различных видов регламентов; 
• новостная лента для обмена информацией; 
• настройка денежной мотивации: зарплаты, штрафы, премии; 
• обратная связь с предложениями по обновлению статей;
• простое добавление информации о сотрудниках и наставниках;
• раздел для предложений идей, включая анонимные; 
• онлайн-курсы для повышения компетенций; 
• неограниченное число пользователей.

Стоимость: 495 ₽ в месяц за тариф от пяти пользователей и 1 ГБ памяти. За каждого дополнительного пользователя нужно будет доплачивать по 99 ₽, а за каждый ГБ памяти — 39 ₽ в месяц.

Notion

Универсальный инструмент для планирования и управления проектами. Есть трудности с командным использованием в РФ.

Основные возможности:

• шаблоны для различных задач; 
• совместное редактирование и комментирование страниц; 
• публикация документов как веб-страниц; 
• многофункциональное оформление: таблицы, новостные ленты, доски, списки, календари, временные шкалы, галереи; 
• перестановка элементов страницы; 
• редактор с поддержкой Markdown для форматирования и добавления медиа; 
• ИИ-ассистент для генерации идей и продолжения текста; 
• категоризация записей; 
• гибкая настройка доступа; 
• экспорт в HTML, Markdown, CSV, PDF.

Стоимость: Бесплатно только для личного пользования с ограничением на пользование ИИ. Для команд — от $8 за пользователя, причем оплатить российской картой нельзя.

Аспро.Agile

Российский сервис для Agile-команд для создания базы знаний.

Основные возможности:

• встроенный мессенджер; 
• интеграция с GitLab и Bitbucket; 
• таск-менеджер и трекер задач; 
• доступ к базе данных для внешних пользователей; 
• редактор для текста, изображений, видео, ссылок, файлов, тегов и связей между статьями; 
• простой, ненавязчивый интерфейс; 
• быстрое создание документов; 
• экспорт базы знаний на отдельный сайт; 
• подключение аналитических систем: Google Analytics, Google Tag Manager, Яндекс.Метрика; 
• импорт контента из Confluence.

Стоимость: На бесплатном тарифе база знаний недоступна — придется оплачивать тариф за 3920 ₽ в месяц. Пользоваться сервисом смогут до 30 человек.

Obsidian

Сервис для создания базы знаний с конструктором-майндкартой.

Основные возможности:

• обширная библиотека плагинов (более тысячи) для кастомизации; 
• возможность добавлять информацию в различных форматах, включая календарь и канбан-доску; 
• совместная работа над документами; 
• визуализация базы знаний через плагин «Граф»; 
• оффлайн-доступ через приложения для Windows, MacOS, iOS, Android и Ubuntu; 
• открытый код для легкой миграции данных; 
• преобразование базы знаний в сайт; 
• поддержка Markdown для форматирования.

Стоимость: $50 за пользователя в год. Бесплатно для личного пользования.

FAQ

Как создать удобную базу знаний, которой будут пользоваться?

1. Пополняйте базу актуальным контентом.
2. Упростите доступ к базе знаний.
3. Пишите кратко и понятно.
4. Добавляйте больше иллюстраций и видеоконтента в статьи.
5. Облегчите поиск по базе знаний.
6. Улучшайте контент с помощью отзывов пользователей.
7. Помогите операторам поддержки быстро отправлять материалы из базы знаний в онлайн-чат.
8. Оптимизируйте базу знаний под SEO.
9. Анализируйте эффективность базы знаний.
10. Автоматизируйте базу знаний.

Подробнее о каждом шаге мы рассказывали в статье «База знаний: как поддержать пользователя без помощи команды поддержки».  

Как автоматизировать поддержку с помощью базы знаний? 

Автоматизировать ответы на частые вопросы и разгрузить менеджеров первой линии поддержки можно с помощью AI-бота. 

Этот инструмент на базе искусственного интеллекта поможет значительно снизить нагрузку на вашу службу поддержки, отвечая на вопросы клиентов вместо операторов. 

AI-бот поможет: 

• Разгрузить поддержку. AI-бот может заменить первую линию поддержки и решить часть повторяющихся вопросов, про которые есть информация в базе знаний. 
• Отвечать в нерабочее время. AI-бот работает 24/7 с одинаковой скоростью. Формулирует ответ за минуту.
• Экономить бюджет на найм новых сотрудников. AI-бот стоит на 30% меньше, чем зарплата оператору.

Узнать больше про AI-бота Carrot quest и протестировать его можно на нашем сайте.