Организационная структура компании: как выбрать подходящую не в ущерб бизнесу

Срываются сроки, важные решения принимаются неделями, а сотрудники тратят время на выяснение, кто за что отвечает — все это признаки неправильной организационной структуры. Именно с ее помощью бизнес определяет и предугадывает слабые места в процессах. 

В этой статье мы рассмотрим типы организационных структур, их преимущества и недостатки, а также факторы, которые необходимо учитывать при выборе структуры для вашей компании.

Что такое организационная структура компании

Организационная структура — это схема, определяющая связи и отношения между подразделениями и сотрудниками. Она не просто показывает, кто кому подчиняется, а создает систему, в которой каждый элемент работает на общую цель.

В стартапе маркетолог напрямую общается с CEO. В крупной корпорации СМО отчитывается вице-президенту, а рядовые сотрудники — руководителям отделов. Это связано не только с разным количеством работников, но и с отличными видами структур компаний.

Она, словно скелет бизнеса, влияет на скорость принятия решений, эффективность работы и способность компании адаптироваться к изменениям.

Цели и задачи организационной структуры 

Цель организационной структуры — обеспечить эффективное распределение задач и ресурсов, которые способствуют достижению стратегических и операционных целей компании. Она определяет, как будут взаимодействовать подразделения и сотрудники, на каких принципах будет основана иерархия и коммуникация. 

Главные функции выстроенной структуры предприятия: 

Улучшение коммуникации и координации

Четкая структура упрощает общение. Каждый знает, кто за что отвечает и к кому обращаться. 

Например, в компании с матричной структурой, маркетолог работает над проектом с отделом продаж. Оба отдела отчитываются разным руководителям. Это требует четкой координации, иначе появляется путаница и сроки срываются. Хорошая структура минимизирует конфликты и ускоряет обмен информацией.

Оптимизация процессов принятия решений

В бюрократической организации каждое решение требует согласования с множеством уровней управления. А это тормозит развитие. Гибкая структура позволяет принимать решения быстрее. 

Повышение эффективности и производительности

Каждый занимается тем, что умеет лучше всего. Например, компания с четко разделенными маркетинговыми функциями (SEO, SMM, контент) добивается лучших результатов, чем компания, где один человек отвечает за все.

Привлечение и удержание талантов

Современные сотрудники ценят возможности для роста и развития. Прозрачная структура показывает, куда можно двигаться по карьерной лестнице. Так, организации, предлагающие возможности горизонтального и вертикального роста, привлекают больше квалифицированных маркетологов, чем те, где не ясен вектор развития.

Виды организационных структур компании

Выбор структуры зависит от размера компании, целей и рынка. Каждая имеет свои плюсы и минусы.

Иерархическая (линейная) структура

Классическая «пирамида»: начальник отдает приказы, подчиненные выполняют.

Плюсы: 

• простота, 
• понятность, 
• каждый понимает свою ответственность.

Минусы:

• медленное принятие решений,
• долгое внедрение инноваций.

Например, иерархическая структура маркетингового отдела включает директора, который управляет менеджерами и специализированными сотрудниками, например, копирайтерами и дизайнерами. Структура позволяет контролировать работу и поддерживать порядок, но может замедлять принятие решений и внедрение новых идей. Она подходит для небольших компаний с регламентированными процессами.

Функциональная структура

Компания делится на отделы по функциям: маркетинг, продажи, производство, финансы и т. д. Типична для крупных компаний с большим штатом. Однако в таких структурах важно налаживать взаимодействие между отделами.

Плюсы:

• экспертность, 
• специализация, 
• эффективность в каждой области.

Минусы: 

• разобщенность отделов, 
• конфликты интересов, 
• фокус на своей функции, а не на клиенте.

Например, в маркетинговом отделе крупной компании работают специалисты. Один занимается цифровым маркетингом, другой — контентом, третий — аналитикой. Эта специализация помогает команде разрабатывать качественные стратегии для разных целевых аудиторий. Однако такая узкая направленность может привести к изоляции от других отделов, например, продаж. Это создает конфликты интересов, когда маркетологи не учитывают мнение команды продаж.

Матричная структура

В этом случае сотрудники подчиняются двум руководителям: функциональному (по области экспертизы) и проектному (по конкретной задаче).

Плюсы: 

• гибкость, 
• возможность 
• быстро формировать команды, 
• обмен опытом между отделами.

Минусы: 

• двойное подчинение, 
• конфликты между руководителями, 
• путаница.

Например, в маркетинговом агентстве сотрудники подчиняются как функциональному руководителю, который отвечает за стратегии цифрового маркетинга, так и проектному руководителю, который управляет конкретной рекламной кампанией для клиента. Такая структура позволяет быстро формировать команды, подбирая специалистов с необходимыми навыками в зависимости от проекта. Однако двойное подчинение может вызывать конфликты между руководителями, что затрудняет принятие решений.

Дивизиональная структура

Компания делится на подразделения (дивизионы) по продуктам, регионам или клиентам. Каждый дивизион — почти автономная единица. Например, маркетинг крупной компании делится на дивизион «Юг», «Север», «Центр», «Восток». Каждый занимается своим рынком.

Плюсы: 

• гибкость, 
• ориентация на клиента,
• ответственность за результат на уровне дивизиона.

Минусы: 

• дублирование функций, 
• конкуренция между дивизионами, 
• сложность координации.

Например, каждый дивизион самостоятельно разрабатывает стратегии, учитывает особенности своего рынка и потребности клиентов. Поэтому, продавая один продукт, в Японии и США выходят совершенно разные рекламы по телевидению. При этом, дублирование функций в разных дивизионах увеличивает затраты. Каждое подразделение может создавать собственные маркетинговые стратегии, IT-инфраструктуру и даже производственные процессы, что ведет к неэффективному расходованию ресурсов и усложняет контроль.

Сетевая структура

Компания выступает как координатор сети независимых организаций (поставщиков, партнеров, фрилансеров). Популярна в digital-агентствах и стартапах, использующих аутсорсинг для оптимизации затрат.

Плюсы:

• гибкость, 
• низкие затраты, 
• доступ к лучшим специалистам.

Минусы: 

• зависимость от партнеров, 
• сложность контроля, 
• риск утечки информации.

Например, рекламное агентство не успевает написать свои кейсы и опубликовать в блоге. Поэтому они нанимают команду на аутсорс, чтобы передать эти обязанности. С одной стороны, в этом случае не нужно нагружать своих работников, и результат можно получить в короткие сроки. С другой стороны, приходится тратить дополнительное время на контроль и проверку работ от внешнего автора.

Плоская (горизонтальная) структура

Минимум уровней управления, самостоятельное принятие решений сотрудниками, акцент на самоорганизации и командной работе. Идеальна для небольших, гибких команд, работающих над инновационными проектами.

Плюсы: 

• быстрое принятие решений,
• инициативность, 
• креативность, 
• вовлеченность сотрудников.

Минусы: 

• требует высокой квалификации сотрудников, 
• не подходит для крупных компаний, 
• риск хаоса.

Например, небольшая команда из маркетологов, дизайнеров и разработчиков работает над созданием нового продукта. Каждый член команды имеет возможность высказать свои идеи и предложения, что приводит к более креативным решениям. При этом, при отсутствии четкой иерархии могут возникнуть сложности с принятием решений: если команда не сможет прийти к единому мнению, процесс может затянуться, а ответственность размыться.

Выбор структуры — стратегическое решение. Нет идеальной структуры для всех. Разберем подробнее, как принять выбор. 

Как выбрать подходящую организационную структуру

Определение организационной структуры компании — это многоступенчатый процесс. Разберем ключевые этапы:

1. Анализ текущей ситуации 

Оцените, насколько эффективно текущая структура поддерживает достижение целей? Какие есть узкие места, проблемы и неэффективности? 

2. Определите необходимые функции и задачи

Для этого поймите, какие сейчас необходимы роли в компании, какие обязанности будут в них входить. Например, маркетинг, продажи, разработка, производство, финансы, HR и т. д.

3. Сопоставьте требования компании с характеристиками различных структур.

Какая структура лучше всего соответствует целям, стратегии, функциям и задачам компании? Возможно, оптимальным решением будет комбинирование элементов различных структур.

Как создать организационную структуру

Представим, что вы определились с типом организационной структуры. Теперь нужно ее создать. Вот как это сделать:

Определите цели бизнеса

Для этого сделайте SWOT-анализ, оцените сильные и слабые стороны, возможности и угрозы. Сформулируйте миссию и видение компании, зачем вы существуете и куда стремитесь. Поставьте SMART-цели, конкретные, измеримые, достижимые, релевантные, с чётким сроком.

Распределите задачи

Определите основные бизнес-процессы: продажи, маркетинг, разработка и т. д. Разделите задачи между отделами и сотрудниками, чтобы каждый понимал свою роль. Установите KPI: показатели, по которым будете оценивать работу. Создайте систему отчетности для отслеживания прогресса.

Разработайте структуру

Нарисуйте схему, показывающую подчиненность отделов и должностей (например, в Miro, работая вместе с командой). Определите уровни управления. Обозначьте, как отделы и сотрудники будут общаться друг с другом. Напишите должностные инструкции для каждой позиции.

Внедрите и объясните

Расскажите сотрудникам о новой структуре и причинах ее появления. Научите их работать по-новому, для этого объясните, как будут измерять их работу (KPI) и как работает система отчётности. Можно использовать таск-трекеры (Jira, Shtab) для управления задачами.

Следите и улучшайте

Регулярно проверяйте KPI, собирайте отзывы и вносите изменения в структуру. Она должна быть гибкой и адаптироваться к нуждам компании.

Инструменты для визуализации организационной структуры

Организационная структура, существующая только в головах руководителей, подобна кораблю без карты. Визуализация структуры делает ее понятной для всех сотрудников, облегчает коммуникацию и помогает выявить слабые места. К счастью, существует множество инструментов, которые помогут вам создать наглядную схему вашей организации.

Shtab 

Это сервис управления проектами и таск-трекер, разработанный для повышения эффективности командной работы и организации задач. Можно использовать несколько подходов, чтобы визуализировать структуру компании, используя функциональность сервиса. Например, создать отдельные проекты для каждого отдела, а затем внутри добавлять задачи. 

Это позволит увидеть все активности, связанные с конкретным отделом. Может быть полезно и для отслеживания загруженности отделов и распределения ресурсов.

Также в Shtab можно фильтровать задачи и проекты по отделам или должностям, если добавить соответствующие теги, чтобы видеть, кто над чем работает и как разные части организации взаимодействуют.

Преимущества: 

• централизованное управление, все задачи, проекты и коммуникации собраны в одном пространстве,
• прозрачность, визуализация прогресса проектов позволяет всем участникам команды видеть, что происходит и на каком этапе находится работа,
• гибкость и настраиваемость, Shtab предлагает гибкие настройки, позволяющие адаптировать инструмент под нужды конкретной команды или компании.

Маркетинговые команды часто работают над множеством проектов одновременно, требующих координации между разными специалистами (контент-менеджеры, дизайнеры, SEO-специалисты, таргетологи и т. д.). Shtab может значительно облегчить эту работу.

Lucidchart

Облачный сервис для создания схем и организационных структур. Интуитивно понятный интерфейс, множество шаблонов и интеграция с другими сервисами (Google Workspace, Microsoft Office).

Отлично подходит для визуализации структуры маркетингового отдела, распределения ролей и ответственности в команде. Можно использовать для презентации структуры агентства клиентам.

Преимущества: 

• удобный drag-and-drop интерфейс, 
• совместная работа в режиме реального времени, 
• автоматическое создание структуры из данных CSV или Excel,
• возможность импорта Visio-файлов.

Microsoft Visio

Десктопное приложение для создания диаграмм и организационных структур. Широкий набор фигур, шаблонов и возможностей для настройки.

Подходит для создания детальных схем маркетинговых процессов, визуализации customer journey map и моделирования воронки продаж.

Преимущества: 

• мощный функционал, 
• интеграция с другими продуктами Microsoft Office, 
• возможность создания сложных и детализированных схем.

Miro

Онлайн-платформа для совместной работы и визуализации идей. Гибкий инструмент, позволяющий создавать не только организационные структуры, но и майнд-карты, канбан-доски и другие визуальные инструменты.

Идеален для мозговых штурмов, разработки стратегий и создания визуальных представлений целевой аудитории (персонажей). Можно использовать для создания интерактивных организационных структур, которые легко обновлять и изменять.

Преимущества:

• безграничное пространство для творчества,
• возможность совместной работы в режиме реального времени,
• интеграция с другими сервисами.

Что в итоге

Выбирая структуру, помните о ценностях своей компании и создавайте условия, в которых люди смогут максимально раскрыть свой потенциал. 

Вовлекайте своих сотрудников в процесс обсуждения и внедрения изменений. Их обратная связь и опыт помогут создать более эффективную и мотивирующую рабочую среду. Помните, что лучшая структура — это та, которая поддерживает и развивает вашу корпоративную культуру.